El valor de la colaboración para las pequeñas y medianas empresas

Pymes

Cómo las soluciones de colaboración visual pueden ayudar a las empresas a lograr mejores resultados

En estos tiempos de dificultades y dado que las empresas se esfuerzan por mejorar el rendimiento y alcanzar mejores resultados de negocio, muchas se están dando cuenta de que deben cambiar su forma de trabajar. Los equipos y los individuos necesitan herramientas que ayuden a trabajar más eficazmente con los contenidos digitales y que permitan mejorar la colaboración entre ellos, ya sea estando en la misma oficina o estando a kilómetros de distancia. Las herramientas tradicionales como el correo electrónico y la mensajería instantánea ya no son suficientes para adaptarse a un mercado global con un nivel elevado de interconexión. En el mundo digital el trabajo en equipo efectivo requiere de un soporte que enriquezca la colaboración visual.

Filiare Consulting, una consultoría especializada en el sector de las tecnologías de la información con un amplio historial, ha elaborado un estudio en empresas de todo el mundo sobre éstas valorando de diferente manera las tecnologías de la colaboración en función de las metodologías de aplicación y las diferentes prácticas de uso.

En este artículo nos proponemos mostrar los resultados específicos de las pequeñas (<100 empleados) y medianas (100-499 empleados) empresas, así como mostrar algunos de los productos que SMART propone a este tipo de organizaciones.

¿Por qué las pequeñas y medianas empresas deberían preocuparse por la colaboración?

La investigación muestra que las empresas pueden lograr mejoras significativas en sus resultados con una estrategia de colaboración que incluya un buen equilibrio entre la incorporación de nuevas tecnologías y la implementación de procesos y mejora de las prácticas de uso. La reducción de los gastos, el aumento de la innovación, el menor riesgo de negocio y la mejora de calidad son sólo algunos de los beneficios tangibles que transmiten las empresas que han implementado nuevas tecnologías de colaboración y las han apoyado con recursos para mejorar su uso. El estudio mostró que existe una escala con diferentes grados respecto a la forma en que las empresas afrontan la colaboración. Se pidió a los representantes de las empresas que explicaran qué herramientas utilizan y con qué tipo de prácticas. En base a la forma en que respondieron, se pudieron distinguir hasta cinco etapas.

  • InexistenteNo existe una estrategia definida respecto a la colaboración entre el personal de la organización y la presencia de tecnología es inexistente o reducida.
  • No integradaSe han implementado herramientas colaborativas básicas pero éstas no han sido integradas y no se ha establecido una estrategia de colaboración corporativa.
  • Integrada: Se han implementado tecnologías de la colaboración pero estas sólo son accesibles a un número limitado de usuarios y las soluciones no se han reforzado con formación ni establecimiento de procesos.
  • Colaborativa: La colaboración está reforzada con soluciones integradas, formación y procesos pero las soluciones propuestas no están desplegadas en toda la organización.
  • Optimizada: El entorno colaborativo es global en la empresa y se han implementado procesos, servicios y soluciones.

Niveles de colaboración PymesEl 76% de las pequeñas y medianas empresas se encuentran englobadas en las dos primeras categorías. Sólo en 25% tienen soluciones diseñadas para reforzar la colaboración. El estudio muestra que estas organizaciones no han adoptado prácticas colaborativas estructuradas y que no han invertido en tecnología. Como resultado están perdiendo la oportunidad que proporciona una colaboración efectiva. Las pequeñas y medianas empresas que alcanzaron los niveles más altos de rentabilidad obtuvieron grandes beneficios de la mejora en sus prácticas de colaboración.

Podría pensarse que simplemente hay una correlación directa en tres nivel de inversión y nivel de beneficio. Sin embargo a medida que subimos en la escala del grado de integración de la colaboración en la empresa, la percepción de cumplimiento de las expectativas mejora sensiblemente. En las empresas que se encuentran en la parte superior de la escala (Integrada, Colaborativa y Optimizada, el 75% opina que los resultados superan la expectativa inicial. En cambio la mayoría de las empresas que están en la parte inferior de la escala (Inexistente o No integrada) obtienen resultados peores de los esperados.

Mejora de resultados y niveles de rentabilidad

Los participantes en el estudio con mayores niveles de implementación de herramientas para la colaboración valoran entre 1,5 y 5 veces mejor el impacto que ésta tiene en diferentes aspectos del negocio tales como la disminución de los gastos de desplazamiento, la diminución de riesgos y la mejora de relación con el cliente. Estas son las áreas detectadas con un impacto mayor.

  •  Capacidad de innovación (5 veces más)
  •  Reducción de costes y defectos en los procesos de trabajo (2 veces)
  •  Mejora de la productividad de los equipos (1.8 veces)
  •  Mejora en la resolución de problemas (1.5 veces)

Soluciones SMART

En la línea de ofrecer a las empresas soluciones para mejorar sus resultados, SMART diseña herramientas que permiten construir entornos colaborativos que permiten pasar de la comunicación pasiva a la participación activa. En una organización pueden darse diferentes tipos de necesidades colaborativas: entornos informales donde favorecer la interacción entre personas de diferentes departamentos, colaboración estructurada en reuniones, colaboración formal en presentaciones o colaboración a distancia o remota. SMART ofrece soluciones compatibles con todo este tipo de situaciones que comparten un mismo lema: uso fácil e intuitivo. Les mostramos algunas de ellas:

SMART Room system para Microsoft Lync

Este sistema integrado permite extender el poder de Lync a la sala de reuniones. SMART Room system es fácil de usar y simple de instalar y mantener ya que todos los componentes están fabricados por SMART y diseñados para trabajar juntos. Se compone de:

  • 1 o 2 pantallas interactivas
  • Altavoces
  • Cámara HD
  • Micrófonos
  • Consola de control de sala

SMART Room systen permite aprovechar la potencia de Microsoft Lync ampliándolo a la sala de reuniones. Asegura la compatibilidad de la infraestructura y los usuarios podrán trabajar dentro de una interfaz de usuario conocida. Además, existen tres tamaños y configuraciones que se adaptan a cualquier sala.

Es un paso más allá que permite evolucionar desde las videoconferencias tradicionales hasta reuniones colaborativas de inmersión permitiendo una completa interacción de datos. Los participantes pueden verse y oírse, pero también podrán interactuar con el contenido que se está tratando. Esto garantiza que se mantengan involucrados y que pueden contribuir totalmente en el debate.

El diseño de las pantallas interactivas SMART fomenta el uso al convertir la interacción con contenido digital en una experiencia natural. Puede utilizar el dedo para interactuar con contenido, coger el rotulador y escribir en el color que desee, además de usar la palma de la mano para borrar.

Pantallas planas interactivas SMART Board serie 8000

La serie 8000 está compuesta por pantallas planas LCD e-LED que varían en tamaño para adaptarse a cualquier entorno de colaboración e incluyen una experiencia interactiva de primera categoría. Sus impresionantes elementos visuales ofrecen la mejor experiencia para crear, compartir e interactuar con contenido digital.

  • Interacción de primera categoría: Las pantallas planas interactivas SMART Board permiten interactuar con contenido de forma fluida y sin interrupciones. No hay retraso temporal y la experiencia táctil es precisa y natural. Esta experiencia sumamente interactiva, combinada con impresionantes elementos visuales, convierte cualquier reunión en una experiencia de inmersión total.
  • Impresionantes elementos visuales: Las pantallas planas interactivas SMART Board, sin sombras, de alta resolución y compatibles con una gran densidad de información, tienen pantallas LED que ofrecen una experiencia visual de primera categoría. Equipado con UHD y una pantalla de 84 pulgadas, el modelo 8084i le permite manejar contenidos que antes no estaba accesible.
  • Múltiples tamaños:  Con los modelos de 55, 70 y 84 pulgadas disponibles, puede estar seguro de que tendrá el producto correcto en el entorno adecuado, todo ello sin afectar la calidad de la experiencia. Además, con la capacidad para múltiples pantallas, podrá conectar hasta 16 pantallas planas interactivas en un solo entorno, a través de un ordenador.
  • Sistema de pizarra digital interactiva SMART Board™ serie 800
  • Este sistema de pizarra digital interactiva que hace que sea más fácil para la gente trabajar juntos e interactuar con archivos y aplicaciones. La serie 800 ofrece una experiencia táctil y de escritura natural, convirtiéndola en una opción estupenda para cualquier entorno de colaboración.
  • Potente colaboración: Permite escribir sobre cualquier aplicación, le da opciones para guardar su trabajo y se integra con Microsoft Exchange. Con la capacidad de compartir información, capturar los resultados de la lluvia de ideas y distribuir los elementos de las acciones inmediatamente, podrá garantizar que todos están en la misma posición y que trabajan por los mismos objetivos.
  • Interacción intuitiva: El diseño de las pizarras interactivas SMART fomenta el uso al convertir la interacción con contenido digital en una experiencia natural. Se puede utilizar el dedo para interactuar con cualquier aplicación, coger un rotulador y escribir sobre ésta y pasar fácilmente de un documento a otro, moverse entre notas digitales o la Web. Además, la compatibilidad multitáctil significa que dos personas pueden escribir, borrar y manipular objetos simultáneamente.
  • Diseño versátil: El SMART UX80 es un proyector de alcance ultracorto que elimina prácticamente todas las sombras y brillos. La serie 800 cuenta con elementos visuales nítidos y luminosos y una superficie duradera optimizada para la proyección, lo que la convierte en algo ideal para prácticamente cualquier entorno colaborativo.

Sectores

Cuando sus equipos trabajan juntos por objetivos comunes, su empresa puede beneficiarse más de todo lo que tienen que ofrecer: sus ideas, habilidades, experiencias e inspiración. Eso es la verdadera colaboración. Las soluciones corporativas SMART pueden ayudar a cambiar el modo en que se comparte y trabaja con información digital, lo cual convierte el lugar de trabajo en interesantes espacios colaborativos interactivos en los que puede prosperar el trabajo en equipo.

Prácticamente cualquier empresa puede beneficiarse de una nueva forma de colaboración. Le proponemos algunos ejemplos basados en casos reales:

  • Arquitectura, ingeniería y construcción: Las soluciones SMART mejoran todas las etapas de la revisión del diseño, al ofrecer innovadores características que facilitan la colaboración y permiten una interacción en tiempo real con el contenido y los diseños. Se puede interactuar usando dispositivos SMART con el software de diseño habitual en estos sectores: Teckla BIMsight, Audtodesk Revit, Autodesck Navisworks, Adobe Illustrator, SolidWorks. Las sesiones de revisión de diseño en equipo se convierten realmente en interactivas, con brainstormings con un espacio de trabajo ilimitada tanto en reuniones presenciales como remotas.
  • Fabricación: El éxito en el sector de la producción depende de la optimización del flujo de trabajo. Las condiciones del mercado cambian a medida que las empresas desarrollan nuevos métodos de producción, invierten en investigación y desarrollo, aumentan sus cadenas de distribución en lugares cada vez más distantes del mundo y perfeccionan los procesos de gestión del ciclo de vida de los productos. Mantenerse al día es esencial. Las soluciones SMART para empresas pueden ayudar cambiando el modo en que se comparte y se trabaja con información digital, de forma que pueda comunicarse de un modo efectivo con sus equipos y proveedores en las mismas instalaciones o en todo el mundo. Ingeniería de diseño,  gestión de procesos empresariales, desarrollo de productos, formación.


Seguridad y emergencias

Cuando el tiempo de respuesta es crucial, es necesario prestar atención a la simplificación de todas las etapas de la gestión de emergencias; desde la mitigación y preparación hasta la respuesta y recuperación. Las soluciones SMART pueden ayudar al cambiar el modo en que se accede y se trabaja con información digital, de forma que pueda tomar decisiones rápidamente, acelerar tiempos de respuesta y lograr mejores resultados en situaciones críticas.

Sector público

Cuando una organización es responsable cara al público, siempre buscará formas de mejorar la eficiencia y controlar los gastos. Las soluciones SMART pueden ayudar cambiando el modo en que comparte y trabaja con información digital, de forma que pueda promover una colaboración efectiva con personal en la misma sala, en todo el país o en todo el mundo.

Conclusiones

La investigación concluye que las pequeñas y medianas empresas pueden generar resultados positivos a través de la mejora de su colaboración. Con una combinación de recursos tecnológicos y buenas prácticas estas organizaciones pueden mejorar significativamente la forma de colaborar con sus clientes, proveedores, partners y equipos internos.

SMART ofrece una amplia gama de herramientas para la colaboración que se adaptan a diferentes tipos de necesidades y sectores con las que las pequeñas y medianas empresas pueden mejorar significativamente sus resultados.

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